שלב ההכנות המקדימות

התהליך מחייב התנעה ברמה של רתימת השותפים, דיוק הסוגיה והדירקטיבה לפני היציאה לדרך ותכנון שלבי העבודה השונים:

1. הבניית התהליך – השלב הראשון הוא להבין את מטרות הלמידה ואת המיקוד שלה. בתהליך זה נעשה בירור של המבוכות שאיתן אנחנו מנסים להתמודד. תהליך ההבניה קריטי לרתימת השותפים ולמיקוד התהליך שעלול להתפזר ולאבד אנרגיה ללא שלב מקדים זה. במהלך שלב ההבניה נבקש לעסוק בדברים המובאים בסעיפים הבאים. 
2. חילוץ דירקטיבה – עם איזה צורך מערכתי אנחנו מנסים להתמודד? לרוב צורך זה נגזר מן האינטואיציות של המנהלים הבכירים בארגון.
3. שרטוט של מפת הידע – ניסוח של מצב הידע הקיים ביחס לסוגיה של הפערים הקיימים בו ומדוע נדרש פיתוח ידע נוסף. שלב זה מחייב בין 1-3 פגישות של צוות הליבה לבירור הנושאים המרכזיים שעל הפרק.
4. תכנון תהליך הלמידה – על בסיס ההבניה, נערוך תכנון של התהליך כולל בניית גנט עבודה במסגרתו מבררים את גופי הידע עמם רוצים להתחכך בתהליך (מומחים, טקסטים, תופעות לתצפית וכיוב') וקובעים את הדיונים המרכזיים כאבני דרך בתהליך, עם דגש על תהליכי הגילוי והכינוס. היבט קריטי הוא גיבוש של קבוצת הלמידה. בתוך כך נעשה גם מיפוי של מוקדי ידע רלוונטיים הנמצאים מחוץ לארגון שאותם אנו מעוניינים להכניס לחשיבה בתהליך של התמרה.